Zdroj fotografie: Pexels.com
Když začínáte podnikat, šetříte, kde se dá. A fakturační program možná považujete za zbytečný luxus. Těch pár faktur měsíčně si přece zvládnete sestavit v Excelu nebo v šablonách zdarma. Jenže dobrý nástroj vnese do podnikání systém – a ušetří vám spoustu času stráveného nad papíry.
První fakturu vytvoříte rychle a bez zbytečných chyb
Zcela chápeme, že se v začátcích podnikání nechcete složitě zaučovat do nových nástrojů. Moderní fakturační programy typu iDoklad jsou ale navržené tak, aby vás nezdržovaly zbytečným nastavováním.
Stačí, když se zaregistrujete a do pár minut máte fakturu hotovou. Jen vyplníte IČO klienta, napíšete, co fakturujete a za kolik – a zbytek už fakturační nástroj doplní za vás a pohlídá, aby na faktuře nic nechybělo. Díky předpřipraveným vzorům si navíc fakturu graficky upravíte, aby ladila s vaší značkou. Například iDoklad vzor faktury nabízí nejen nejen pro plátce a neplátce, ale i v různých barvách.
Pokud si navíc v systému předchystáte i ceník produktů a služeb nebo adresář klientů, nemusíte příště vyplňovat skoro nic – stačí naklikat připravené položky a máte hotovo. Každá další faktura tak bude záležitostí několika vteřin a vyhnete se ručnímu přepisování, a tím pádem i překlepům a chybám. Což se o ručně vytvářených fakturách v Excelu nebo Wordu říct nedá.
Dokonalý pořádek v účetnictví
Právě od Excelu k profi fakturačnímu nástroji s úlevou přešla i spisovatelka dětských knih Klára Smolíková. Zpočátku fakturovala ručně v excelových tabulkách, což ji stálo spoustu nervů. Díky fakturačnímu programu si ale administrativu výrazně zjednodušila.
„Byla to pro mě obrovská změna. Najednou jsem měla faktury přehledně na jednom místě a nemusela jsem neustále ověřovat, zda v nich nemám chyby, nezůstaly nezaplacené nebo jestli jsem si je omylem nepřepsala,“ vzpomíná Klára.
Když vystavujete jen pár faktur měsíčně, možná si říkáte, že v tom přece nemůžete mít zmatek.
Jenže i u menšího počtu dokladů snadno ztratíte přehled: jednu uložíte do počítače, další pošlete do Messengeru, třetí hledáte v e-mailu. Fakturační program vám v tomhle udělá pořádek hned od začátku. Všechny doklady máte na jednom místě a najdete v něm také přehledná data o tom, které faktury jsou zaplacené, kdo vám ještě dluží a jak na tom jste s cashflow.
Fakturovat můžete odkudkoliv – klidně i z mobilu
Další výhoda, kterou ocení hlavně drobní podnikatelé, je fakt, že nejste vázaní na jeden počítač. Stačí vám notebook, telefon či tablet, a fakturu můžete vystavit doma, ve vlaku, nebo klidně rovnou z terénu. Stejně jako třeba filmaři ze studia Overhere, kteří fakturují v aplikaci iDokladu:
„Když jdu koupit občerstvení na natáčení nebo si půjčujeme kostýmy, hned na místě a do minuty si přijatou faktury naťukám do appky. Nemusím vytahovat počítač ani myslet na to, že mám faktury zadat, až se vrátím do kanceláře,“ chválí si kameraman a producent Petr Hostička.
Díky aplikaci tak faktury zbytečně neodkládáte – a po práci na vás nečeká další směna nad papíry.
Fakturační program není drahý luxus
Častou obavou bývá i cena. Pod pojmem fakturační program si mnoho začínajících podnikatelů představí další pravidelný výdaj navíc. Jenže dnešní online nástroje bývají mnohem dostupnější, než lidé čekají. Některé nabízejí zkušební období zdarma, jiné mají bezplatnou verzi pro menší počet klientů nebo dokladů.
A právě to je pro začátek ideální. Nemusíte si hned pořizovat „velké řešení“ ani investovat tisíce korun. Naopak si v klidu vyzkoušíte, co vám vyhovuje, a teprve podle toho se rozhodnete, jestli vám bezplatná varianta stačí, nebo se vám vyplatí přejít na placenou verzi. Například oblíbený iDoklad můžete zdarma používat do pěti stálých klientů.
Nemusíte využívat všechno hned
Možná vás odrazuje i představa, že fakturační program obsahuje spoustu funkcí, které nepotřebujete. Vy ale vůbec nemusíte využívat všechno hned od začátku. Na startu si vystačíte se základem: vystavíte fakturu, uložíte si klienty a sledujete cashflow.
Další funkce, jako třeba pravidelné faktury nebo propojení s e-shopem, začnete používat až ve chvíli, kdy se vám budou hodit. Program poroste spolu s vaším podnikáním, takže nemusíte za pár měsíců (či let) řešit, že vám přestal stačit a že je čas hledat něco jiného.
Shrnuto a podtrženo: jestli máte pocit, že je pro vás fakturační program zbytečný luxus, možná pomůže podívat se na něj trochu jinak. Ne jako na něco navíc, ale jako na praktického pomocníka, který vám usnadní podnikání dřív, než se vám faktury a doklady začnou hromadit.
