Jak efektivně spravovat administrativu ve start-upu

I malé začínající firmy musí čelit velké spoustě administrativních úkonů. Jejich zvládnutí nebývá lehké. Jak vše zpracovávat co možná nejefektivněji, aby zbylo co největší množství času na hlavní činnost firmy? Poradíme vám.

Používejte nástroje pro vyšší efektivitu 

Existuje nepřeberné množství nástrojů pro vyšší efektivitu. Přestože může nějakou dobu trvat, než najdete ten, který bude pro váš start-up ideální, neměli byste se vzdávat předčasně. 

Nalezení nástroje, který vám i celému týmu pomůže se správou administrativy, je totiž klíčové. Může jít o jednoduchý to-do list přes kalendář či účetní software až po sofistikované nástroje, které vám pomohou i s řízením vztahů se zákazníky, zaměstnaneckou agendou a spoustou dalších oblastí. Velice důležitá je i automatizace co největšího množství procesů ve firmě. 

Pozor na to, že spousta z těchto nástrojů nabízí kromě základní verze zdarma také pokročilejší placenou verzi. Dobře zvažte každou korunu, kterou investujete. Koupě různých předplatných je často lákává – ušetří vám mnoho starostí – zároveň by ale výdaje neměly ohrozit chod společnosti. Zejména v začátcích totiž možná budete s nedostatkem financí bojovat. 

Nemusíte vše zvládnout sami 

Jednou z nejtěžších věcí na podnikání je delegování. Podnikatelé často nemají důvěru ve své kolegy a zaměstnance, a tak sami řeší vše od komunikace se zákazníky přes účetnictví až po úklid sídla firmy. 

Každý je ale nahraditelný a platí to i o majitelích a nejvyšších manažerech. Služby virtuálních kanceláří vám mohou pomoci s běžnou firemní agendou – třeba s přijímáním pošty. 

Při delegování pamatujte na to, že jen málokdo bude tak univerzálním pracovníkem jako majitel společnosti. A tak byste měli jednotlivým zaměstnancům svěřit jen malou část agendy, na kterou se budou moci specializovat. 

Schůzky nepodceňujte 

Založili jste si start-up, abyste se vyhnuli každodenním schůzkám, které jste museli absolvovat v korporacích? Brzy zjistíte, že komunikace zaměstnanců je klíčová. Musíte si sdělit názor na jednotlivé projekty, rozdělit si úkoly a stanovit termíny dokončení. Neplatí to jen pro úkoly, které se týkají produktů či zboží, které start-up nabízí. Týká se to i každodenní administrativy. 

Schůzky odpovědných zaměstnanců a spolupracovníků nemusí probíhat každý den, několikrát do měsíce je ale lze jednoznačně doporučit. Díky tomu nebudou schůzky pro účastníky unavující a povedou k maximální efektivitě. 

Když jde do tuhého, svěřte problém odborníkovi 

Různé právní a poradenské služby bývají velice nákladné. I malá chyba v klíčové oblasti ale může ohrozit existenci podniku. A tak důležité právní i procesní aspekty neváhejte konzultovat s experty, abyste měli jistotu, že vaše podnikání míří po všech stránkách správným směrem. Počítejte tedy s využíváním těchto nákladných služeb i ve svém podnikatelském plánu.